収益不動産ビジネスにおける「管理」とは
一言でいってしまうには、かなり多岐にわたります
①家賃の管理
②物件の管理
③入居者の管理
④ローン・固定資産税等の支払いの管理

物件の規模によりますが、まず入居者の管理に関しては、
申込・契約時に必ず入居者全員のカラーの写真を提出してもらって
号室、氏名、連絡先、顔写真、これに入居年月日と賃料を表にしておくと便利です。
仲介業者等が間に入ると実際に入居者と会う機会が少なく顔を照合するのに写真は必要です。

家族、あるいは複数の人数で管理を行う場合は。Evernoteというソフトがお勧めです。
顔写真と契約書の主要部分をスキャンしたものをスマホ等で共有しておくと
退去時の立会いなどの時にもいちいち契約書を持ち出さなくていいので便利です。

賃料の管理は基本的に口座振込の場合はそれを元にエクセル等の表計算ソフトを使って
入金の管理が簡単に出来ます。複数月滞納が発生した場合などは特にこの方法で見ると
何ヶ月滞納しているかが一目瞭然です。複数物件を持たれる場合はあえて物件毎に口座を
変えて、通帳毎に物件を分ける等の工夫も必要だと思います。

最後に物件の管理ですが、エレベーター等の特殊な設備のメンテや、退去時のリフォーム等は除いて
日常の清掃等はオーナーが行う事をお勧めします。
日々の出来事は現場でおこっているため、清掃を自身で行うことによる経費削減もありますが
それ以上にいろんな事が確認できるメリットもあります。
もちろん入居者とのコミュニケーションも大切な事です。